FOM-beleidslijn Open Access van publicaties

De verantwoordelijkheid om naar deze nieuwe beleidslijn te handelen ligt bij de FOM-werkgroepleiders en FOM-instituutsdirecteuren en wordt in de brief in de bijlage toegelicht (zie PDF rechts bovenaan deze pagina).

FOM beleidslijn Open Access van publicaties per 1 januari 2012

1. FOM onderschrijft het belang van zo vrij mogelijke toegang tot de publicaties van het (mede) door FOM gefinancierde onderzoek en kiest daartoe voor een Open Access beleid.
2. FOM stelt in dat kader als voorwaarde dat publicaties die uit (mede) door FOM gefinancierd onderzoek voortvloeien (ook) publiek toegankelijk worden gepubliceerd op een van de volgende wijzen:
   • publicaties worden naast plaatsing in een regulier tijdschrift ook geplaatst in een publieke database, bijvoorbeeld een repository (zie punt 3);
   • publicaties worden gepubliceerd in wetenschappelijke Open Access-tijdschriften of -boeken met waarborging van de wetenschappelijke kwaliteit door peer-review (zie punt 4).
3. Met betrekking tot plaatsing van publicaties in een publieke database naast publicatie in een regulier tijdschrift wordt het volgende opgemerkt:
   • Vrijwel alle tijdschriften (ook high impact tijdschriften zoals Science en de tijdschriften uit de Physical Review serie) staan de auteur toe een eigen versie van de publicatie online te archiveren, d.w.z. beschikbaar te stellen op de eigen website, op de website van universiteit of instituut, of via een online repository of e-print server. Het gaat hierbij om de finale auteursversie van het manuscript (post-refereeing) en niet om de pdf van de versie die door het tijdschrift wordt gepubliceerd.
   • Sommige tijdschriften hanteren een embargo-periode voordat een Open Access-versie beschikbaar gesteld mag worden. Nature en andere tijdschriften van de Nature Publishing Group zijn hiervan een voorbeeld: hierbij mag een auteur na 6 maanden de finale versie (post-refereeing) van zijn manuscript online archiveren. Een dergelijk embargo dient uiteraard nageleefd te worden, het gaat er om de publicatie zo snel als mogelijk is publiekelijk beschikbaar te maken.
   • Bij tijdschriften die de auteur niet standaard het recht geven een eigen versie op een Open Access wijze te archiveren, dient dit recht door middel van een toevoeging bij de publicatie-overeenkomst geregeld te worden. Het is de taak van de onderzoeker na te gaan of dit recht bestaat en dit zo nodig aanvullend te regelen voorafgaand aan publicatie. Een overzicht van het OA beleid per tijdschrift wordt bijgehouden op de website www.sherpa.ac.uk/romeo/
   • Met het oog op de vindbaarheid van publicaties dient gebruik gemaakt te worden van in het vakgebied reeds gevestigde, internationale e-print servers zoals www.arXiv.org in plaats van de persoonlijke website van de onderzoeker of de website van een universiteit of instituut. Op de persoonlijke website en bij voorkeur ook op een centrale webpagina van het instituut kan natuurlijk wel doorgelinkt worden naar deze repository.
4. Met betrekking tot publicatie in Open Access tijdschriften of boeken wordt opgemerkt dat deze weg in de fysica nog niet erg haalbaar is door het relatief kleine aantal tijdschriften en het ontbreken van tijdschriften met hoge impactfactoren.
5. Deze beleidslijn geldt voor alle publicaties die vanaf 01-01-2012 voortkomen uit zowel nieuwe als lopende FOM-projecten en -programma's.

Vergoeding van kosten Open Access publicaties
NWO kent al enige tijd een vergoedingsregeling voor de kosten van Open Access publicaties. Minder bekend is dat deze regeling ook aangewend kan worden om publicaties in niet-Open Access tijdschriften 'vrij te kopen' zodat deze ook vrij toegankelijk gepubliceerd kunnen worden.

De weg om voor deze vergoedingen in aanmerking te komen was tot op heden om per publicatie via NWO IRIS een aanvraag in te dienen die vervolgens door NWO aan FOM werd voorgelegd ter controle en na een positief besluit werd vervolgd door een declaratie en afrekenprocedure.

Om de fysische gemeenschap extra aan te moedigen deze nieuwe wegen te bewandelen en daarbij de administratieve drempels zo laag mogelijk te houden kiest FOM voor de volgende aanpak:

1. In ons jaarlijkse verzoek aan werkgroepleiders en instituutsdirecteuren om outputgegevens zijn inmiddels mogelijkheden ingebouwd om de benodigde informatie over Open Access publicaties op te vragen (de link naar de publicatie, de eventueel gemaakte kosten).
2. FOM zal vervolgens collectief in één keer - na controle - het gehele Open Access-pakket aan NWO aanbieden.
3. De ontvangen vergoedingen per publicatie zullen daarna worden toegevoegd aan de materiële budgetten van de desbetreffende projecten, zonder extra administratieve lasten en handelingen.

Informatie
Voor meer informatie over de FOM-beleidslijn Open Access van publicaties kunt u contact opnemen met drs. Job de Kleuver, plv. hoofd Onderzoekbeleid.